Tag: delegation

This is PART 4 of a short series of blogs on Mastermind  Leadership from a book I am writing, titled:  “Inner Wealth.  Outer Wealth.,” which deals with the spiritual, mental, and physical processes of all success achievement in life.

–Earlier, or in yesterday’s blog, I talked about a little bit about persistence in the mastermind as the greatest organizational tool of the true and wise leader.

I mentioned, among many other things, that no  real  man  achieves  great  success  in  any  function  by  giving  in  to  stress  and  fear,  or  by  letting  life’s  challenges  and  seeming  setbacks  belittle  him  and  his  efforts;  however,  you  need  to  incorporate  into  your  very  biology  this  universal  law  right  now,  that  the  harder  the  challenges  presented  in  your  life,  the  more  you  will  receive  from  the  universe  in  terms  of  success  if  you  remain  strong  and  resilient  throughout  those  hard  challenges. 

Now a little about delegating, its importance in all growth, and its extreme organization.

And  in  regards  to  the  collective  mastermind,  most  people  believe  that  as  leaders  or  creative  individuals  to  their  own  vision  theirs  should  always  be  the  responsibilities  to  do  everything,  the  grand  ideas  and  moves  of  the  business  should  be  their  doing,  that  they  should  not  trust  others  as  much;  however,  one  mind  cannot  cover  all  fields  of  knowledge  and  expertise,  one  mind  cannot  see  all  the  concealed  details  for  advancement  needed  in  the  bumpy  road  to  success,  and  so  full  trust  on  others  is  paramount  here.  Delegating  is  a  strength  only  the  true  and  powerful  leader  knows  and  uses  to  his  advantage,  and  so  delegating  means  a  calm  and  ordered  state  of  mind  which  is  free  of  fear  and  anxiety. 

This  takes  some  of  the  pressure  off  the  leader  and  balances  life  and  work  for  him;  therefore,  balance  is  the  key  to  the  door  to  all  success  and  bliss,  balance  brings  peace  and  clear-headedness  to  any  undertaking.  Like  Buddha  said,  “Follow  the  Middle-Way.”  Find  your  balance  between  two  extremes  in  life.

Delegating  as  the  most  important  skill  of  the  leader  in  life  and  in  business.

     “Don’t   be  a  bottleneck.  If  a  matter  is  not  a  decision  for  the  President  or  you,  delegate  it.  Force  responsibility  down  and  out.  Find  problem  areas,  add  structure  and  delegate.  The  pressure  is  to  do  the  reverse.  Resist  it.”  ~ Donald  Rumsfeld;  American  politician  and  businessman.

As  a  top  manager  and  wise  leader,  delegation  should  claim  its  rightful  center  stage  in  the  energies  of  your  consciousness,  and  should  be  allowed  to  penetrate  your  very  cellular  composition,  and  thus  become  your  persona  in  the  way  you  run  things.  Good  delegation  is  a  priority  of  organization,  without  a  doubt,  because  delegating  means  dissecting  problems  or  studying  the  field  to  develop  further  and  so  trusting  the  right  people  to  be  of  value  to  you  and  to  themselves.  Good  delegation  saves  time  and  energy,  it  adds  dynamic  growth  to  your  business  venture,  it  motivates  people  and  expands  their  horizons  of  the  undertaking,  allows  issues  or  process  problems  to  be  detected  with  competency  and  rapidity,  it  brings  focus  and  experience  to  people,  and  it  builds  and  boosts  great  management  assets  around  you—i.e.,  makes  wise  leaders  out  of  the  people  who  work  with  you.

But,  you  must  have  in  mind  this  also,  poor  delegation  will  bring  much  frustration  and  stress  to  you  and  to  your  venture,  it  will  make  the  other  person  feel  confused  and  depressed,  it  will  create  tension  and  emotional  distance  in  the  work  atmosphere,  it  will  certainly  stunt  all  growth,  and  it  might  design  an  attraction  vortex  to  more  poor  choices.  This  last  one  is  extremely  important,  and  quite  often  ignored  by  many  unwise  entrepreneurs,  perhaps  because  it  is  the  opposite  of  success  attraction;  therefore,  good  choices  and  good  delegation  attract  success,  and  poor  choices  and  poor  delegation  attract  disappointments.  History  is  full  of  many  stories  of  great  and  intelligent  people,  and  even  of  great  empires,  who  lost  everything  they  had  built  because  of  poor  delegation  skills.

Still,  delegating,  when  it  comes  to  true  organizational  skills  in  the  leader,  cannot  be  detached  or  indifferent  from  the  professional  mastermind  because  it  creates  forward  growth  and  unites  people,  and  that  is  exactly  what  professional  business  development,  and  even  life  in  general,  is  all  about,  the  unity  of  people  and  the  advocacy  of  coming  together  for  a  greater  purpose.

Following,  I  bring  you  some  suggestions  to  have  in  mind  when  making  use  of  the  powers  of  delegation  in  your  own  mastermind:

     1)  Cultivate  patience:  When  delegating  and  trusting  people  you  must  remain  calm  and  stress  free,  guide  your  thoughts  of  anxiety  toward  some  other  task,  let  the  process  of  delegation  work,  simply  accept  that  you  are  sharpening  your  leadership  and  strengthening  your  business  venture  by  letting  the  other  person  be  part  of  that  growth.  When  you  do  this  is  also  important  that  you  have  in  mind  that  no  one  works  the  same  way,  with  the  same  ideas  and  strengths,  so  be  supportive  and  let  people  around  you  flourish  and  claim  their  own  value  and,  most  importantly,  at  their  own  time.

     2)  Know  your  people:  Get  to  know  people  beforehand  and  connect  at  a  professional  level  which  can  you  give  you  insight  into  their  individual  strengths  and  professional  skills,  because  in  the  good  and  wise  leader  falls  the  responsibility  of  delegating  to  the  right  people.  Qualifications  beyond  just  emotional  attachment  are  paramount  in  a  work  atmosphere,  or  in  any  life  venture  where  you  have  a  serious  purpose.  Furthermore,  you  do  not  get  the  best  people  for  the  task  being  delegated  just  for  the  sake  of  the  task  itself,  but  mainly  because  the  person  you  are  trusting  with  the  task  will  develop  himself  or  herself  further  and  grow  emotionally  if  that  person  possesses  the  right  qualifications  to  do  a  good  job.  As  a  leader,  think  always  in  terms  of  people  growth  and  the  rest  will  grow  by  itself;  if  the  people  expands  intellectually  and  emotionally,  so  will  the  business  venture.

3)  Be  proactive,  not  lazy:  The  process  of  delegation  is  about  intelligent  organization  and  creative  leadership,  and  not  about  overwhelming  people  with  the  tasks  you  do  not  like;  therefore,  you  delegate  masterfully  by  being  organized  and  professional  while  having  in  mind  the  right  procedures  for  growth  regarding  people’s  unique  strengths.  You  must  claim  wisdom  in  this,  not  only  due  to  the  ambition  for  business  expansion  you  might  have,  but  because  people  around  you  can  sense  your  lack  of  proclivity  in  your  own  work,  thus  you  will  lose  leadership  by  being  disorganized  and  by  forcing  most  of  the  tasks  on  them.    

     4)  Know  in  your  mind  precisely  why  you  are  delegating:  This  is  the  basic  understanding  of  the  serious  and  committed  leader,  because  there  is  no  real  leadership  without  understanding  of  the  processes  of  your  business  or  tasks;  however,  this  is  a  slow  process,  I  know,  and  you  cannot  figure  out  everything  by  yourself,  but  this  is  why  you  study  everything  in  detail,  the  ins  and  outs  of  your  business  venture,  and  also  this  is  why  you  have  partnered  with  individuals  with  different  skills.  Each  member  of  the  partnership  or  mastermind  alliance  should  understand  what  the  other  does,  for  this  creates  great  strength  and  connection  in  the  group,  just  like  a  pack  of  wolves  or  coyotes  each  has  a  definite  task  in  the  group  and  respects  each  other’s  roles.  And,  of  course,  it  goes  without  saying  that,  also  when  delegating,  you  as  the  leader  must  always  explain  why  you  are  delegating  to  whomever  you  are  delegating;  thus,  you  show  and  increase  leadership  skills,  and  you  pass  your  vision  and  mentally  prepare  people  further  for  the  task  at  hand.  Unity  and  connection  is  all.  Harmony  in  the  business  orchestra  is  all.

5)  Inquire  and  give  feedback:  While  you  let  the  person  work  on  his/her  assignment,  make  sure  you  touch  base  once  in  a  while  during  the  process,  not  to  hurry  the  person  or  to  invade  the  process  itself,  but  to  demonstrate  your  support  and  interest  and  also  offer  your  opinions  or  feedback  without  demanding  or  controlling  the  situation.  This  brings  an  atmosphere  of  honest  collaboration  and  forthcoming  dedication  to  the  same  goal,  and  it,  too,  communicates  to  the  group  a  dynamic  and  close  unity.  Using  welcoming  ideas  and  opinions  while  boosting  morale  goes  a  long  way  when  it  comes  to  the  professional  atmosphere,  and,  of  course,  always  appreciate  the  efforts  of  somebody  else.  The  one  thing  in  common  which  people  searches  in  anything  they  do,  consciously  or  subconsciously,  is  to  feel  of  value  themselves,  to  feel  important;  whether  is  about  starting  a  business  or  starting  a  family,  they  crave  the  feeling  of  being  somebody  and  doing  something  to  create  value—so  if  you  find  a  way  to  fulfill  this  human  need  in  your  mastermind,  then,  connection  will  grow  stronger  and  you  will  reach  success.

6)  Include  people  in  the  process:  Another  great  idea,  natural  of  the  empowering  leader,  is  to  delegate  by  including  people  in  the  process,  which  means,  when  possible,  letting  each  member  tell  you  what  they  can  do  and  at  what  task  they  can  stand  out.  The  goal  always  is  to  succeed  as  a  group,  not  to  outshine  others  as  an  individual  by  telling  them  all  the  time  what  to  do.  Success  is  a  collective  effort  which  demands  group  unity  and  forethought,  and  true  leadership  is  the  higher  system  keeping  this  harmony  operating  and  away  from  all  ego.

7)  Communicate  clearly  and  with  focus:  This  is  extremely  important  and  basic  of  leadership,  because  here  you  make  sure  that  your  vision  and  specific  need  of  the  assignment  or  task  is  clearly  conveyed  to  your  partner  or  business  ally.  Your  mind  and  heart  has  to  find  absolute  focus  upon  the  delegated  theme  or  task,  in  order  for  this  process  to  be  fruitful  and  also  become  a  strong  foundation  for  the  whole  business  venture;  therefore,  ensure  clear  communication,  state  perfectly  your  needs  for  the  project,  your  mental  projections  and  expectations,  but  do  it  in  a  gentle  and  professional  manner  thus  truly  leading  and  not  demanding  of  the  other  person  or  persons.  Give  or  talk  about  clear  timelines  or  processing  time  and  what  to  expect  in  reality,  engage  and  connect  and  allow  people  to  ask  and  also  have  access  to  all  they  need  to  fulfill  the  job;  consequently,  it  is  very  helpful  for  the  leader,  for  the  person  being  delegated,  and  for  the  very  process  itself,  to  write  everything  I  mentioned  down  in  a  piece  of  paper  or  template  with  guidelines  for  the  project  or  goal.  Remember,  the  more  specific  and  organized  you  are,  the  more  connection  with  people  and  thus  the  more  probability  of  getting  the  results  you  need  for  success.

     8)  Identify  the  task  portion  to  delegate:  Sometimes  you  do  not  have  to  delegate  the  whole  task,  perhaps  you  can  manage  some  duties  really  well  and  some  others  are  not  your  forte,  and  that  is  why  you  must  be  really  acquainted  with  the  job  at  hand  and  align  it  with  the  right  expertise;  therefore,  give  others  the  value  of  helping  you  and  sharing  the  responsibility  through  each  individual  expertise.  When  you  delegate  a  portion  of  the  task,  you  have  to  make  sure  all  the  group  parts  understand  what  they  specifically  have  to  do  on  their  respective  portions.  This  is  deep  sharing  which  must  work  in  harmony  and  unity,  and  it  ought  to  bring  you  closer  in  communication  with  all  the  group  parts  involved  in  order  to  take  the  whole  task  or  job  to  great  success.

9)  Give  credit  when  due,  NEVER  blame:  When  something  goes  right  or  when  somebody  achieves  something,  then  is  time  for  the  leader  to  give  thanks  and  credit  to  that  person  in  the  mastermind  group  session,  in  public;  besides  being  good  for  the  person  praised  after  a  good  job,  this  deepens  values  in  leadership  itself  and  designs  vast  connection  platforms  in  which  to  build  stronger  partnerships  based  on  higher  morale.  If  something  is  missing  or  somebody  for  some  reason  does  not  get  the  job  done,  withhold  blame  and  all  negative  reactions,  do  not  create  embarrassment  in  the  other  person,  because  stating  your  disappointment  or  anger  does  not  help  but  it  only  belittles  the  value  of  people,  and  it,  too,  creates  anxiety  and  a  defensive  attitude;  furthermore,  to  increase  their  value  and  boost  all  productivity  always  think  clearly  and  think  emotional  connection,  so  help  in  whatever  they  need,  and  help  in  the  dissection  of  mistakes  in  a  gentle  and  professional  manner  in  order  to  learn  from  those  mistakes  and  study  their  specifics.